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elektronische Rechnung | E-Rechnung

Finanzen digitalisieren, Erfolg opitimieren: e-Rechnungen – schnell, sicher, zukunftsorientiert!
In der digitalen Welt von heute sind Geschwindigkeit, Effizienz und Compliance Schlüsselelemente für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Bei KPSC verstehen wir, dass die Verwaltung von Rechnungen eine wesentliche, aber oft zeitaufwändige Aufgabe ist. Deshalb bieten wir eine hochmoderne Softwarelösung, die speziell darauf ausgelegt ist, diesen Prozess zu vereinfachen und zu beschleunigen, während gleichzeitig die Einhaltung aller aktuellen gesetzlichen Anforderungen gewährleistet wird.

Einzigartige Vorteile der e-Rechnung
Die elektronische Rechnungsstellung bringt für Unternehmen jeder Größe erhebliche Vorteile. Allerdings können verschiedene Herausforderungen – besonders bei global agierenden Unternehmen – die erfolgreiche Implementierung erschweren. Wir bei KPSC bieten mit unserer langjährigen Erfahrung eurem Unternehmen die notwendigen Ressourcen und Unterstützung, um den Übergang zur elektronischen Rechnungsstellung erfolgreich zu gestalten.

Rechnungseingang
Unser System transformiert eure Eingangsrechnungen und Gutschriften, unabhängig davon, ob sie in Papierform oder digital vorliegen, in ein
einheitliches digitales Format. Durch den Einsatz modernster OCR-Technologie werden eure Dokumente automatisch erfasst und mit Hilfe
von SAP-Stammdaten geprüft. Sobald die Daten in Formaten wie XML, PDF oder anderen vorliegen, werden sie direkt in den Classifier eingespeist, wo sie umgehend klassifiziert und im Archivsystem sicher abgelegt werden.

Die intuitive Benutzeroberfläche vom Classifier WEB, inklusive SAP, ermöglicht eine nahtlose Prüfung und Anreicherung eurer Dokumentendaten –
zugänglich über den Computer oder mobile Endgeräte. Der gesamte Vorgang wird dokumentiert und die relevanten Daten werden sicher mit den
entsprechenden SAP-Objekten verbunden. Als Ergebnis erhaltet ihr ein detailliertes Protokoll des Vorgangs, welches ebenfalls sicher archiviert wird. Dies gewährleistet einen effizienten und transparenten Prozess von der Eingabe bis zum Archiv.

Compliance-Anforderungen an die e-Rechnung
Finanzbehörden und Unternehmen fordern die elektronische Rechnungsstellung, daher müssen sich Unternehmen anpassen, um bezahlt zu werden. KPSC unterstützt euch bei der Einhaltung globaler und länderspezifischer Richtlinien. Es zeichnet sich ein deutlicher Trend ab, da immer mehr europäische Regierungen die elektronische Rechnungsstellung für B2B- oder B2C-Transaktionen vorschreiben, um die Effizienz bei der Erhebung der Mehrwertsteuer zu erhöhen und Steuerbetrug zu bekämpfen. Und die Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung entwickeln sich in vielen europäischen Ländern weiter, egal ob B2G, B2B oder B2C. Die Einhaltung dieser globalen E-Invoicing-Vorschriften ist ein zunehmend komplexer Prozess, den KPSC erleichtern kann.

Die EU-Richtlinie über die elektronische Rechnungsstellung und das öffentliche Beschaffungswesen (2014/55/EU) gibt den Ländern die Möglichkeit, lokale Rechtsvorschriften einzuführen und die Lieferanten zu verpflichten, elektronische Rechnungen an öffentliche Verwaltungen zu senden, mit dem Ziel, die elektronische Rechnungsstellung zur vorherrschenden Methode in Europa zu machen. Durch diese Richtlinie müssen alle europäischen öffentlichen Verwaltungen in der Lage sein, Rechnungen in elektronischem Format von ihren Lieferanten zu akzeptieren.

KPSC unterstützt bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen in Übereinstimmung mit den einzigartigen Spezifikationen der europäischen Länder. Dazu gehören die Verarbeitung aller Formate (z. B. PDF, XRechnung, xFormat, usw.), sowie die Kommunikation mit PA-Plattformen (zeitnah auch PEPPOL) , um elektronische Rechnungen mit Statusaktualisierungen zu versenden und die elektronischen Rechnungen gesetzlich konform zu archivieren.

Bei Fragen zu den länderspezifischen Anforderungen helfen wir gerne weiter!

Umsetzung in Deutschland
Rechnungen an öffentliche Auftraggeber senden
Die elektronischen Rechnungen und deren Einreichung müssen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Auf Bundes- und Länderebene gibt es viele Gemeinsamkeiten, aber auch Unterschiede. Grundsätzlich müssen die E-Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen, um anerkannt zu werden. Dazu werden bestimmte Formate genutzt, die der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind das die XRechnung und ZUGFeRD. Damit die Rechnung ihren Empfänger findet, muss eine sogenannte Leitwege-ID enthalten sein.

Bundesebene
Der Bund stellt zwei Plattformen zur Verfügung, an die die elektronischen Rechnungen gesendet werden müssen (ZRE und OZG-RE). Unternehmen haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Rechnungen einzureichen. Eine Möglichkeit ist die Einreichung über PEPPOL, einem Netzwerk für den Rechnungsdatenaustausch in Europa und Asien.

Länderebene
Jedes Bundesland entscheidet selbst, welche Übertragungsverfahren es zulässt. Die meisten Bundesländer lassen die Einreichung über PEPPOL zu.

anstehende Integration den PEPPOL
Der nächste Schritt bei der KPSC ist es ein zertifizierter PEPPOL Access Point zu werden. Damit wir die globale Entwicklung zum standardisierten Rechnungsaustausch im B2G-Bereich ünterstützen können. Dann werden Rechnungen über die KPSC- Lösung problemlos innerhalb des PEPPOL Netzwerks versendet und empfangen.